المزالق المحتملة في المشتريات العامة

ما الذي يجب مراقبته عند تأمين هذه الصفقة الكبيرة مع الحكومة

يمكن أن يكون التعاقد مع كيانات حكومية محلية أو حكومية أو اتحادية أمرًا مثيرًا من ناحية ، ولكنه يفرض التزامات شاقة من ناحية أخرى. في العديد من المناطق ، تعتبر الكيانات الحكومية أكبر مالك ومستهلك منفرد لمعدات وخدمات النقل العمودي ؛ وبالتالي ، قد تكون العقود الحكومية التي تشتري المواد والخدمات مهمة ، سواء من حيث النطاق أو إجمالي الإيرادات ، بالنسبة للمقاول. ومع ذلك ، على عكس العقود المتفاوض عليها في القطاع الخاص ، فإن المشتريات الحكومية يتم إعدادها دائمًا تقريبًا من قبل الكيان الحكومي أو نيابة عنه وغالبًا ما تكون مليئة بشروط وأحكام وفرضيات غير قابلة للتفاوض لصالح الكيان الحكومي على المقاول وفي بعض الأحيان تشكل عقبات غير عادية للأداء أو ما هو أسوأ من الدفع.

تسلط هذه المقالة الضوء على بعض القضايا المهمة التي يجب مراعاتها قبل تقديم العطاءات أو الدخول في أي عقد مع جهة حكومية. إن التركيز على بعض القضايا الرئيسية واتباع بعض هذه التوصيات يمكن أن يوفر لك ولشركتك الكثير من الصعوبات والصداع لاحقًا.

تحديد وفهم أي شروط تملي كيفية تفسير العقد في حالة حدوث نزاع.

الحصول على مستندات كاملة

يجب أن تحصل على المجموعة الكاملة من المستندات التي ستشكل في النهاية عقدك بالكامل قبل تقديم العطاء. لاحظ ما إذا كانت فرصة تقديم العطاءات أو طلب العروض (RFP) تشير إلى أي مستندات أو إصدارات من المستندات غير مضمنة في طلب تقديم العروض. على سبيل المثال ، في هذا العصر الرقمي ، تقوم طلبات تقديم العروض بشكل متزايد بإحالة مقدم العطاء إلى الشروط والأحكام والمتطلبات الأساسية الأخرى الموجودة فقط على مواقع الويب أو بوابات الوصول الخاصة. من الضروري أن تقوم بتسجيل الدخول إلى مواقع الويب هذه ، وتحديد موقع المستندات المحددة المشار إليها في طلب تقديم العروض ، ثم تنزيل المستندات وحفظها على الفور. لا تحتاج فقط إلى معرفة ما توافق عليه ، ولكن حفظ نسخة هذه المستندات في وقت طلب تقديم العروض قد يزيل النزاعات لاحقًا في حالة تعديل مستند الإنترنت فقط أو تحديثه خلال مدة العقد. هذا مهم بشكل خاص ، لأن النسخة المعدلة يمكن أن تغير نطاق التزاماتك.

مراجعة شروط وآلات ومنشآت ومعدات الموقع الخاصة بطلب تقديم العروض

قد تسمح المشتريات الحكومية أو لا تسمح بفرصة حضور زيارات ما قبل العطاء إلى مواقع العمل والآلات والمرافق ذات الصلة ، لكنك لن تتمكن عادةً من فحص المعدات الموجودة على مستوى التفاصيل التي قد تسمح بها الصناعة الخاصة. ومع ذلك ، يجب أن تفعل كل ما في وسعك لمراقبة المواقع والآلات والمعدات الموجودة في طلب تقديم العروض لتأكيد خصائصها ؛ تحديد؛ وأحيانًا وجودهم ذاته ، حتى لو كانت تلك الملاحظات غير رسمية أو سطحية. يمكن أن تحتوي المشتريات الحكومية ، وغالبًا ما تحتوي على معلومات غير دقيقة ، ومع ذلك فإن طلبات تقديم العروض عادة ما تحمل مقدم العطاء المسؤولية عن هذه الأخطاء. في الواقع ، كان مؤلفك متورطًا في مسألة واحدة ألقت فيها الجهة الحكومية باللوم على المقاول لعدم إخبار الكيان الحكومي بأخطاء كبيرة في مستندات RFP قبل تقديم العطاء.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان الشراء الذي تقدمه هو خدمة أو توريد معدات موجودة ، فمن الأهمية بمكان أن تفترض وأن تقوم بتقديرات أن المعدات التي تقدم عطاءات لها هي نفس المعدات التي ستقدمها أو تخدمها في نهاية عقدك. . لا يطلب القانون بشكل عام من الهيئات الحكومية إجراء تحسينات رأسمالية من خلال عمليات الشراء أو التحديث ؛ يقع الإنفاق على تحسين رأس المال ضمن صلاحيات اتخاذ القرار التقديرية للحكومة ، ولا يمكن الطعن في مثل هذا الإجراء (أو التقاعس) بشكل عام في المحكمة. لهذا السبب ، فإن الكيانات الحكومية بطيئة للغاية في الشراء والتحديث ، وهي لا تضمن ولا يمكنها ضمان مثل هذه المشتريات في أي مشتريات لأنشطة الخدمة أو التوريد.

تعرف على جميع الشروط والأحكام ، وكن حذرًا من الغموض

المزايدة على عقد حكومي يعني أنه من المحتمل أن يكون لديك عدة مجموعات من العيون تنظر في طلب تقديم العروض ، وأنك قد قرأت وفهمت تمامًا ويمكن أن تؤدي جميع المواصفات الفنية لطلب تقديم العروض. ومع ذلك ، فإن المشكلة في التعاقد الحكومي تأتي أقل من الأداء إلى المواصفات المكتوبة وأكثر من مسؤول حكومي يمارس
"الاختلاف التفسيري" بين ما يدعو إليه العقد والأداء الفعلي. سيكون من المستحيل تضمين قائمة هنا بكل "المناطق الرمادية" التي يجب البحث عنها ، لأنه في كثير من الأحيان ، ما يبدو واضحًا في اللغة يصبح أقل وضوحًا في الأداء وحتى أكثر غموضًا بمجرد مشاركة الشخصيات. تتمثل إحدى طرق التخطيط لهذا الاحتمال في تحديد وفهم أي شروط تملي كيفية تفسير العقد في حالة حدوث نزاع. تعتبر مصطلحات مثل "أحدث عناصر تحكم الإضافة" مفيدة ، وإن كانت أقل فائدة عندما تكون "الإضافة الأخيرة" نفسها غامضة. ولكنها قد تكون نقطة البداية لأي مناقشة تتعلق بادعاءات قصور الأداء. لسوء الحظ ، نادرًا ما تسمح العقود الحكومية بإدراج "ممارسة الأطراف" أو "العرف والممارسات الصناعية" كأساس أساسي لتفسير الغموض ، لذا فإن المراجعة الاستباقية للعقد والتخطيط ستكون مفيدة.

العبارة المستخدمة في كثير من الأحيان
يعني "مقدم العطاء الأقل مسؤولية" ، في الواقع ، "مقدم العطاء الأقل المسؤول" ، والذي يعطي الأولوية بشكل فعال لوفورات التكلفة على التوقعات الواقعية.

بالإضافة إلى ذلك ، انتبه جيدًا لأي لغة تسمح بتعديل العقد. تتطلب عقود الصناعة الخاصة عادةً موافقة كتابية متبادلة لتعديل الشروط ، لكن العقود الحكومية غالبًا ما تلغي الموافقة "المتبادلة" وتضيف "في مصلحة" اللغة الحكومية بدلاً من ذلك. ضع في اعتبارك أنه غالبًا ما يكون الحصول على تمويل لعقود جديدة والمضي قدمًا في عملية طلب تقديم العروض أمرًا شاقًا ويستغرق وقتًا طويلاً أكثر من مجرد زيادة نطاق العقد الحالي أو مدته ؛ وبالتالي ، فإنه يفضل توسيع النطاق والتجديد من جانب واحد. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي تعديلات العقد من خلال الإضافات الأحادية إلى توسيع النطاق بشكل يتجاوز ما تم التفكير فيه في الأصل وتلك التي قد تكون قد خططت لها. حتى إذا كان توسيع النطاق قابلاً للتعويض ، كليًا أو جزئيًا ، فقد يظل يمثل مشكلات تتعلق بالتطبيق العملي والنطاق لشركتك. من المهم النظر منذ البداية في كيفية تعديل العقد وإلى أي مدى يمكن تعديله وما هو الإشعار الذي سيُرسل إليك. بالإضافة إلى ذلك ، راجع أي فرصة لديك لقبولها أو رفضها أو إعادة التفاوض بشأنها بناءً على التعديل وما إذا كان رفض التعديل ، إما عن طريق الاختيار أو الضرورة ، يشكل أساسًا افتراضيًا أو أسبابًا محتملة للحرمان. إذا كانت السلطة التقديرية لشركتك محدودة أو غير موجودة ، ففكر في ذلك مع عرضك.

تحديد معايير الأداء وكيفية مراقبة الأداء

الهدف الأساسي للعقد الحكومي هو الحصول على أعلى مستوى من الأداء من مقاول بأقل مبلغ من أموال دافعي الضرائب. في الواقع ، العبارة المستخدمة كثيرًا "مقدم العطاء الأقل مسؤولية" تعني ، في الواقع ، "مقدم العطاء الأقل المسؤول" ، مما يعطي الأولوية لتوفير التكاليف بشكل فعال على التوقعات الواقعية. تتمثل إحدى طرق تحقيق هدف الحكومة في عبارات غامضة لتحديد معيار الأداء. تعتبر "حالة الدرجة الأولى" أو "قفاز أبيض نظيف" أو "جميع السجلات ذات الصلة" أمثلة جيدة. هذه العبارات ليس لها معنى موضوعي في صناعة النقل العمودي ؛ في الواقع ، هم عكس ذلك ، مما يسمح بتقييم شخصي بحت للأداء والاختلافات الحتمية في التفسير. كن متشككًا في أي مصطلحات غامضة في طلب تقديم العروض ، ولكن حتى أكثر من ذلك مع المصطلحات التي قد تعرض للخطر قدرتك على إثبات أنك ، في الواقع ، قد أديت على النحو المطلوب بموجب المواصفات الفنية.

كحد أدنى ، لاحظ متى وأين يتم استخدام أي مصطلحات أو عبارات غامضة في طلب تقديم العروض لتحديد مناطق المشاكل المحتملة. إذا كان ذلك ممكنًا ، اسأل علنًا عن مثل هذه المصطلحات والعبارات الغامضة خلال الفترة المناسبة قبل فتح العطاء ، ربما عن طريق طلب أمثلة. إذا تطلب طلب تقديم العروض التوافق مع الكود الوطني ، على سبيل المثال ، اسأل عن إصدار (نسخ) الكود المطبق وما إذا كان يجب أن يكون التوافق مع الكود المعدل ، إذا تغير الرمز. من الناحية المثالية ، يمكنك التفاوض بشأن تعيين مقاييس موضوعية لعبارات الأداء الغامضة تحت فرضية أنه حتى لو كان من الصعب تحقيق الأهداف ، فإنها على الأقل ستلغي التقييم الذاتي لما إذا كنت قد أديت شروط العقد. ومع ذلك ، افترض أن العبارات الغامضة مقصودة وبالتالي ستبقى ، واستعد لتكون يقظًا مع أدائك وفقًا لهذه المعايير.

بالإضافة إلى فهم كيفية قياس الأداء ، من المهم أيضًا فهم كيفية مراقبته. من يراقب أدائك ، وما الذي يؤهلهم لمراقبة أدائك ، وكم مرة سيراقبون الأداء وبأي طريقة مهمة لفهمها بحيث يمكن التعامل مع المشكلات بسرعة وبشكل مباشر قبل أن تتصاعد إلى نقطة يصبح فيها الدفع مخترقًا. إذا كانت الإجابات على هذه الأسئلة غير واضحة في طلب تقديم العروض ، فاستفسر خلال فترة ما قبل العطاء المناسبة. من المفيد أيضًا أن يكون لديك نقطة اتصال فردية في مؤسستك يمكنها التواصل مع الموظف الحكومي المكلف بمراقبة أدائك وتتبع جميع جهود المراقبة. ستساعد نقطة الاتصال الفردية في مؤسستك على تقليل مخاطر سوء التواصل من مراقب الحكومة وتقليل احتمالية حدوث صراعات شخصية. كما أنها ستقلل من الارتباك عند تنفيذ أي إجراء تصحيحي وإبلاغ الكيان الحكومي بهذه الإجراءات. إذا حددت أن العديد من موظفي الحكومة مكلفون بمهمة مراقبة الأداء ، فقد يكون من المفيد طلب نقطة اتصال فردية على الجانب الحكومي يتم من خلالها توجيه جميع الاتصالات أو على الأقل نسخها - مرة أخرى ، لتقليل مخاطر سوء التواصل و تعزيز وضوح أدائك.

أيضًا ، ضع في اعتبارك أن الكيانات الحكومية تخضع لطلبات السجلات العامة. مع استثناءات قليلة ، يمكن لعامة الناس الوصول إلى السجلات
المتعلقة بالمشتريات الخاصة بك دون سابق إنذار لك. هذا يعني أن جميع اتصالاتك ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني مع المسؤولين الحكوميين ، تخضع للإفصاح العام. ربما تكون معظم الاتصالات غير ضارة ، ولكن في حالة ظهور خلافات ، يجب أن تظل الاتصالات حضارية وتركز على حل الخلاف.

تحديد ما يشكل "عدم الأداء" أو "الافتراضي"

ولعل أكبر مأزق في أي عقد حكومي هو ما يشكل أساسًا للغرامة أو ما يبرر تقصير المقاول بموجب العقد. نادراً ما تسمح العقود الحكومية ، إن وجدت ، للمقاول بإبقاء الحكومة في حالة تقصير بموجب العقد ، حتى عندما تفشل الحكومة في القيام بالشيء الوحيد المطلوب منها: دفع الفواتير عند استحقاقها. عادة ، يجب التعامل مع منازعات الدفع من خلال عملية إدارية بدلاً من إعلان خرق أو إلغاء العقد ، ويجب على المقاول الاستمرار في الأداء بينما تأخذ هذه العملية الإدارية مجراها. وبالتالي ، فإن الأحكام الافتراضية في العقود الحكومية تتعلق دائمًا بأداء المقاول أو عدمه.

ستساعد نقطة الاتصال الفردية في مؤسستك على تقليل مخاطر سوء التواصل من مراقب الحكومة وتقليل احتمالية حدوث صراعات شخصية.

تفسر معظم الدول التقصير التعاقدي على أنه خرق مادي وجسيم للعقد بحيث يُحرم الطرف غير المخالف فعليًا من المنفعة الأساسية التي تساوم من أجلها. باستخدام هذا التفسير ، تعتبر المخالفات الفنية للعقد عادةً تافهة وليست أساسًا للتخلف عن السداد للمقاول. على الرغم من أن الخرق الفني أو حالة عدم الأداء قد تحمل بعض العواقب مثل الخصم النقدي المتفق عليه ، فمن غير المرجح أن يتم دعم إنهاء العقد ، حتى لو كان هناك تهديد.

توضح معظم العقود سبل الانتصاف في حالة اعتقاد أحد الطرفين أن الطرف الآخر لم ينفذ أو تخلف عن السداد ، بما في ذلك شرط إشعار الطرف الآخر. يسمح القانون عمومًا بفترة زمنية معقولة في ظل الظروف لمعالجة أي عدم أداء ما لم يتفق الطرفان صراحة على خلاف ذلك. غالبًا ما تتطلب أحكام "العلاج" المزعومة تقديم إشعار كتابي للطرف غير القائم بالأداء بطريقة محددة ، ولكن العقود الحكومية لا تتطلب في كثير من الأحيان إشعارًا كتابيًا أو أي طريقة محددة للتسليم ولا تتطلب أي شخص محدد كمتلقي لهذا الإشعار.

لاحظ ما إذا كان طلب تقديم العروض الخاص بك يتطلب إشعارًا كتابيًا بخرق مزعوم أو تقصير ، وكيف يتم تسليم هذا الإشعار والفرصة المتاحة لك للاعتراض على الإشعار أو علاج عدم الأداء ، مع أو بدون عقوبة. يجب أن يكون لديك فهم واضح لكيفية الاعتراض على دعوى عدم الأداء أو التقصير ، بما في ذلك طريقة الاعتراض على المطالبة والشخص المحدد أو المكان الذي يجب تسليم هذا النزاع إليه. يجب عليك أيضًا تدوين أي إطار زمني يجب عليك معالجة الخرق المزعوم أو التقصير (على افتراض أنه يمكن علاجه) وما إذا كان الإطار الزمني يبدأ لحظة تقديم الإشعار أو من الوقت الذي تبدأ فيه معالجة الخرق أو التقصير. أخيرًا ، إذا كان العقد يسمح للحكومة بوقف الدفع في حالة عدم الأداء ، ففكر فيما إذا كان العقد يسمح بحجز جميع المبالغ المستحقة أو فقط المبالغ التي يمكن أن تُعزى إلى حالة عدم الأداء ؛ من الواضح أن هذا التمييز له عواقب وخيمة محتملة.

في الختام

نظرًا لأن هذه المقالة تعمل فقط على تسليط الضوء على مجالات الاهتمام ، فهي ليست ولا يمكن أن تكون قائمة شاملة من الاعتبارات عند مراجعة طلب تقديم العروض الحكومية. يختلف كل طلب تقديم عروض ، وغالبًا ما تختلف المجالات ذات الاهتمام الأكبر. ومع ذلك ، فإن ممارسة الدرجة المناسبة من الحذر والتدقيق والتخطيط في مرحلة RFP ستمنحك أفضل فرصة للأداء - والحصول على أموال - في ما قد يكون أحيانًا ظروفًا صعبة وبيئة صعبة للنجاح.